SkillPath
KirjauduLuo tili
Toimisto- ja asiakaspalvelutyöntekijät

sihteeri

Sihteerit tekevät erilaisia hallinnollisia tehtäviä, jotta organisaation toiminta olisi sujuvaa. He vastaavat puheluihin, laativat ja lähettävät sähköpostiviestejä, ylläpitävät kalentereita, sopivat tapaamisia, ottavat vastaan viestejä, arkistoivat asiakirjoja, järjestävät kokouksia ja avustavat niissä sekä hallinnoivat tietokantoja.

Kirjaudu nähdäksesi, miten taitosi vastaavat tätä ammattia.

Aseta tavoiteammatiksi

Ydintaidot (22)

  • käyttää taulukkolaskentaohjelmistoja

    Taulukkotietojen luominen ja muokkaaminen ohjelmistojen avulla matemaattisten laskelmien tekemistä varten, tietojen järjestelemiseksi sekä tietoihin perustuvien kuvaajien luomiseksi ja hakemiseksi.

  • jakaa sisäisiä tiedotteita

    Sisäisten tiedotteiden jakaminen käyttäen erilaisia yrityksen käytössä olevia viestintäkanavia.

  • ylläpitää sisäisiä viestintäjärjestelmiä

    Ylläpitää tehokkaita sisäisiä viestintäjärjestelmiä työntekijöiden ja osastojen johtajien välillä.

  • arkistoida asiakirjoja

    Luoda rekisteröintijärjestelmä, kirjoittaa asiakirjaluettelo ja merkitä asiakirjat jne.

  • järjestää yrityksen asiakirjat

    Koota asiakirjoja, jotka ovat peräisin kopiokoneesta, postista tai yritysten päivittäisistä toiminnoista.

  • seurata henkilökunnan poissaoloja

    Seurata työntekijöiden lomia, sairauspoissaoloja ja poissaoloja, kirjata ne ja arkistoida tarvittavat asiakirjat ja todistukset.

  • pitää kirjaa tehtävistä

    Järjestää ja luokitella laadittuja raportteja ja kirjeenvaihtoa, jotka liittyvät tehtyyn työhön ja tehtävien edistymiseen.

  • käsitellä annettuja ohjeita

    Käsitellä esimiesten tai johtajien yleensä suullisesti antamia ohjeita tarvittavista toimista. Huomioida ja toteuttaa esitetyt pyynnöt ja esittää niitä koskevia kysymyksiä.

  • käsitellä postia

    Käsitellä postia ottaen huomioon tietosuojaan liittyvät kysymykset, terveys- ja turvallisuusvaatimukset ja erityyppisten postilähetysten ominaisuudet.

  • tehdä toimiston rutiinitöitä

    Ohjelmoida, valmistella ja toteuttaa toimia, jotka on suoritettava päivittäin toimistoissa, kuten postiin liittyvät toiminnot, tavaran vastaanotto, johdon pitäminen tilanteen tasalla ja toiminnan sujuvuuden varmistaminen.

  • ylläpitää kalenteria

    Aikatauluttaa ja vahvistaa tapaamisia toimiston työväelle, erityisesti esimiehille ja johdon työntekijöille, ulkoisten tahojen kanssa.

  • käyttää tekstinkäsittelyohjelmistoja

    Käyttää tietokoneohjelmistoja kirjallisen materiaalin laatimista, muokkaamista, muotoilua ja tulostamista varten.

  • välittää viestejä ihmisille

    Vastaanottaa, käsitellä ja välittää puheluilla, fakseilla, postilla ja sähköpostilla saapuneita viestejä oikeille ihmisille.

  • täyttää lomakkeita

    Täyttää erilaisia lomakkeita oikeilla tiedoilla, hyvällä käsialalla ja oikeassa ajassa.

  • huolehtia ajanvarauksista

    Hyväksyä, aikatauluttaa ja peruuttaa ajanvarauksia.

  • käsitellä sähköisiä asiakirjoja

    Eri tiedostomuotojen ja tietojen käsittely nimeämällä, julkaisemalla, muuttamalla ja jakamalla tiedostoja ja dokumentteja, sekä tiedostojen muuntaminen.

  • järjestää tiloja toimistohenkilökunnalle

    Hallinnoida sisäisiä tai ulkoisia konferensseja ja kokouksia koskevia varauksia. Tutkia vaihtoehtoja ja tehdä matka- tai tilavarauksia toimistohenkilöstölle.

  • tiedottaa aikatauluista asianosaisille

    Toimittaa aikataulutiedot asianosaisille. Esittää aikataulu asianomaisille henkilöille ja ilmoittaa heille mahdollisista aikataulumuutoksista. Hyväksyä aikataulut ja varmistaa, että kaikki ovat ymmärtäneet heille lähetetyt tiedot.

  • viestiä puhelimitse

    Viestiä puhelimitse soittamalla puheluja ja vastaamalla niihin ajoissa, ammattimaisesti ja kohteliaasti.

  • luonnostella yrityksen sähköpostiviestintää

    Luonnostella, koota ja kirjoittaa sähköpostiviestejä, jotka sisältävät asianmukaiset tiedot, sisäiseen tai ulkoiseen viestintään sopivalla kielellä.

  • käyttää Microsoft Office -ohjelmistoa

    Käyttää Microsoft Office -ohjelmiston vakio-ohjelmia. Luoda asiakirja ja tehdä perusmuotoilu, lisätä sivunvaihtoja, luoda ylä- ja alatunnisteita ja lisätä grafiikkaa, luoda automaattisesti muotoiltuja sisällysluetteloja ja yhdistää osoitetietokannasta saadut tiedot kirjepohjiin. Luoda automaattisia laskentataulukoita ja kuvia sekä lajitella ja suodattaa tietotaulukoita.

  • yrityksen käytännöt

    Yrityksen toimintaa sääntelevät säännöt.

Valinnaiset taidot (21)

  • olla yhteistyössä tekstinkäsittelijöiden kanssa

    Ohjeiden antaminen tekstinkäsittelijöille kohteista, asianmukaisesta muodosta, tarvittavien kappaleiden määrästä jne., jotta he voivat kirjoittaa lopulliset asiakirjat.

  • valmistella esittelymateriaaleja

    Asiakirjojen, diakuvien, julisteiden ja muun esitysmateriaalin laatiminen tiettyä esitystä varten.

  • hallita budjetteja

    Suunnitella ja seurata budjettia ja raportoida siitä sekä laatia tuotantobudjetit.

  • huolehtia paperitavaran riittävyydestä

    Valvoa, analysoida ja toimittaa riittävä määrä vaadittuja paperitarvikkeita, jotta yrityksen toiminta on sujuvaa.

  • tehdä henkilökunnan matkustusjärjestelyt

    Suunnitella kaikki liikematkajärjestelyt, mukaan lukien aikataulujen valmistelu, kuljetusten varaaminen, päivälliset ja majoitus.

  • osoittaa ammattimaista asennetta asiakkaita kohtaan

    Osoittaa vastuullisuutta ja palvella asiakkaita ammattimaisesti. Tähän sisältyvät esimerkiksi viestintätaidot ja asiakaslähtöisyyden painottaminen.

  • tilata painotuotteita

    Viestiä tavarantoimittajien kanssa ja tilata myymälään painotuotteita, kuten sanomalehtiä, aikakauslehtiä, kirjoja ja paperituotteita.

  • koulutuslainsäädäntö

    Oikeuden ala ja lainsäädäntö, joka koskee koulutuspolitiikkaa ja alalla kansallisella (kansainvälisellä) tasolla työskenteleviä henkilöitä, kuten opettajia, opiskelijoita ja hallintovirkamiehiä.

  • kirjoittaa kokousraportteja

    Laatia kokouspöytäkirjan perusteella täydelliset kokousraportit, joissa tiedotetaan tärkeistä keskustelunaiheista ja tehdyistä päätöksistä asianomaisille henkilöille.

  • käsitellä käteiskassaa

    Käsitellä käteiskassaa yrityksen päivittäiseen toimintaan liittyvien pienten kulujen ja liiketoimien hoitamista varten.

  • kehittää dokumentaatiota lakisääteisten vaatimusten mukaan

    Laatia ammattimaisesti kirjoitettua sisältöä, joka kuvaa tuotteita, hakemuksia, osia, toimintoja tai palveluja oikeudellisten vaatimusten sekä sisäisten tai ulkoisten standardien mukaisesti.

  • käyttää toimistojärjestelmiä

    Hyödyntää asianmukaisesti ja oikea-aikaisesti liiketiloissa käytettäviä toimistojärjestelmiä sen mukaan, onko kyse viestien keräämisestä, asiakkaan tietojen tallentamisesta vai ohjelman aikatauluttamisesta. Tähän kuuluu myös järjestelmien, kuten asiakassuhteiden hallinnan, toimittajahallinnan, säilytys- ja puhepostijärjestelmien, hallinta.

  • kirjanpitotekniikat

    Liiketoiminnan ja rahoitustapahtumien kirjaamis- ja yhteenvetomenetelmät sekä tulosten analysointi, todentaminen ja niistä raportointi.

  • työoikeus

    Oikeudenala, joka koskee työnantajien, työntekijöiden, ammattiliittojen ja hallituksen välisten suhteiden sääntelyä.

  • hallita verkkosisältöä

    Sen varmistaminen, että verkkosivujen sisältö on ajan tasalla, järjestelmällisesti esitetty, houkutteleva ja täyttää kohdeyleisön tarpeet, yrityksen vaatimukset ja kansainväliset standardit. Linkkien toimivuuden tarkistaminen, julkaisuaikataulujen ja julkaisujärjestyksen asettaminen.

  • toimittaa postia

    Jakaa asiakkaille kirjepostia, sanomalehtiä, paketteja ja yksityisiä viestejä.

  • hallinnoida tilejä

    Huolehtia organisaation tileistä ja rahoitustoiminnasta ja valvoa, että kaikki asiakirjat säilytetään asianmukaisesti, että kaikki tiedot ja laskelmat ovat moitteettomia ja että tehdään asianmukaiset päätökset.

  • tehdä myyntilaskuja

    Laatia myytyjen tavaroiden tai tarjottujen palvelujen laskun, joka sisältää yksittäiset hinnat, kokonaissumman ja ehdot. Saada puhelimitse, faksilla ja internetin kautta tehtyjen tilausten käsittely päätökseen ja laskea asiakkaan lopullinen lasku.

  • oppilaitoksen hallinto

    Sellaisiin hallintoalueisiin liittyvät prosessit, jotka koskevat oppilaitosta, sen johtajaa, työntekijöitä ja opiskelijoita.

  • käsitellä taloustapahtumia

    Hallinnoida valuuttoja, valuutanvaihtotapahtumia, talletuksia sekä yrityksen ja maksusetelien maksuja. Valmistella ja hallinnoida vierailijatilejä ja ottaa vastaan käteis-, luottokortti- ja pankkikorttimaksuja.

  • käyttää henkilökohtaisia organisointiohjelmistoja

    Käyttää ohjelmistotyökaluja, kuten kalentereita, tehtäväluetteloja, ajanseurantajärjestelmiä ja yhteystietoluetteloja, apuna henkilökohtaisen tehokkuuden hallinnassa.