Toimisto- ja asiakaspalvelutyöntekijät

toimistoavustaja

Toimistoavustajat hoitavat toimisto- ja hallintotehtäviä toimiston tiloissa ja tukevat osaston liiketoimintoja. He avustavat koko hallintohenkilöstöä, sihteereitä ja avustajia lajittelemalla postia, arkistoimalla lomakkeita ja asiakirjoja, vastaamalla puhelimiin, ottamalla asiakkaita vastaan ja aikatauluttamalla kokouksia.

Kirjaudu nähdäksesi, miten taitosi vastaavat tätä ammattia.

Aseta tavoiteammatiksi

Ydintaidot (26)

viestiä asiakkaiden kanssa
Asiakkaille vastaaminen ja heidän kanssaan kommunikoiminen mahdollisimman tehokkaasti ja asianmukaisesti, jotta he voivat saavat pääsyn haluamiinsa tuotteisiin tai palveluihin, tai muuta apua, jota he voivat tarvita.
käyttää taulukkolaskentaohjelmistoja
Taulukkotietojen luominen ja muokkaaminen ohjelmistojen avulla matemaattisten laskelmien tekemistä varten, tietojen järjestelemiseksi sekä tietoihin perustuvien kuvaajien luomiseksi ja hakemiseksi.
jakaa sisäisiä tiedotteita
Sisäisten tiedotteiden jakaminen käyttäen erilaisia yrityksen käytössä olevia viestintäkanavia.
arkistoida asiakirjoja
Luoda rekisteröintijärjestelmä, kirjoittaa asiakirjaluettelo ja merkitä asiakirjat jne.
järjestää yrityksen asiakirjat
Koota asiakirjoja, jotka ovat peräisin kopiokoneesta, postista tai yritysten päivittäisistä toiminnoista.
käyttää eri viestintäkanavia
Hyödyntää erilaisia viestintäkanavia, kuten puhumista, käsin kirjoittamista, digitaalista ja puhelinliikennettä, ajatusten tai tietojen kokoamista ja jakamista varten.
sovittaa sisältö ja muoto yhteensopivaksi
Sovittaa sisältö ja muoto ja varmistaa, että ne sopivat yhteen.
käsitellä annettuja ohjeita
Käsitellä esimiesten tai johtajien yleensä suullisesti antamia ohjeita tarvittavista toimista. Huomioida ja toteuttaa esitetyt pyynnöt ja esittää niitä koskevia kysymyksiä.
käyttää toimistojärjestelmiä
Hyödyntää asianmukaisesti ja oikea-aikaisesti liiketiloissa käytettäviä toimistojärjestelmiä sen mukaan, onko kyse viestien keräämisestä, asiakkaan tietojen tallentamisesta vai ohjelman aikatauluttamisesta. Tähän kuuluu myös järjestelmien, kuten asiakassuhteiden hallinnan, toimittajahallinnan, säilytys- ja puhepostijärjestelmien, hallinta.
käsitellä postia
Käsitellä postia ottaen huomioon tietosuojaan liittyvät kysymykset, terveys- ja turvallisuusvaatimukset ja erityyppisten postilähetysten ominaisuudet.
tehdä toimiston rutiinitöitä
Ohjelmoida, valmistella ja toteuttaa toimia, jotka on suoritettava päivittäin toimistoissa, kuten postiin liittyvät toiminnot, tavaran vastaanotto, johdon pitäminen tilanteen tasalla ja toiminnan sujuvuuden varmistaminen.
välittää viestejä ihmisille
Vastaanottaa, käsitellä ja välittää puheluilla, fakseilla, postilla ja sähköpostilla saapuneita viestejä oikeille ihmisille.
täyttää lomakkeita
Täyttää erilaisia lomakkeita oikeilla tiedoilla, hyvällä käsialalla ja oikeassa ajassa.
valmistella asiakkaille osoitettuja kirjeitä ja viestejä
Suunnitella, valmistella ja lähettää asiakkaille kirjeitä ja viestejä maksamattomista laskuista, liiketoimintaan liittyvistä asioista, anteeksi pyytämiseksi tai tutustumismielessä.
noudattaa kielioppi- ja oikeinkirjoitussääntöjä
Noudattaa kielioppi- ja oikeinkirjoitussääntöjä ja varmistaa koko tekstin yhdenmukaisuus.
tietojen luottamuksellisuus
Mekanismit ja säännökset, joiden avulla käyttöoikeuksia voidaan valvoa valikoidusti ja taata, että vain valtuutetuilla osapuolilla (ihmisillä, prosesseilla, järjestelmillä ja laitteilla) on pääsy tietoihin ja että tietojen salassapitoa noudatetaan ja vaatimustenvastaisuuden riskejä seurataan.
ylläpitää kirjeenvaihtoarkistoa
Lajitella kirjeenvaihto ja liittää sähköpostiviestit aiemmin tallennettuun tai arkistoituun kirjeenvaihtoon.
käsitellä sähköisiä asiakirjoja
Eri tiedostomuotojen ja tietojen käsittely nimeämällä, julkaisemalla, muuttamalla ja jakamalla tiedostoja ja dokumentteja, sekä tiedostojen muuntaminen.
järjestää tiloja toimistohenkilökunnalle
Hallinnoida sisäisiä tai ulkoisia konferensseja ja kokouksia koskevia varauksia. Tutkia vaihtoehtoja ja tehdä matka- tai tilavarauksia toimistohenkilöstölle.
jakaa postia yrityksen eri osastoille
Lajitella saapuva posti, valita kiireelliset kirjeet ja paketit ja jakaa ne yrityksen eri osastoille.
viestiä puhelimitse
Viestiä puhelimitse soittamalla puheluja ja vastaamalla niihin ajoissa, ammattimaisesti ja kohteliaasti.
toimittaa postia
Jakaa asiakkaille kirjepostia, sanomalehtiä, paketteja ja yksityisiä viestejä.
käsitellä paketteja ja toimituksia
Hallinnoida toimitettavia paketteja ja varmistaa, että ne kaikki saapuvat määräpaikkaansa ajoissa.
käsitellä tietoja
Syöttää tietoja tiedontallennusjärjestelmään ja tiedonhakujärjestelmään esimerkiksi skannauksen, manuaalisen syöttämisen tai sähköisen tiedonsiirron avulla, jotta voitaisiin käsitellä suuria tietomääriä.
mahdollistaa tietojen käyttäminen
Valmistella asiakirjoja arkistointia varten; varmistaa, että tiedot ovat aina helposti saatavilla.
yrityksen käytännöt
Yrityksen toimintaa sääntelevät säännöt.

Valinnaiset taidot (22)

kirjoittaa tekstejä asiasanojen perusteella
Sähköpostiviestien, kirjeiden ja muiden kirjallisten asiakirjojen laatiminen sisällön tiivistävien avainsanojen tai avainkäsitteiden perusteella. Sopivan muodon ja kielen valinta asiakirjan tyypin mukaan.
noudattaa yleisiä tietosuojaperiaatteita
Sen varmistaminen, että henkilötietojen tai institutionaalisten tietojen käyttäminen on tietojen saatavuutta koskevien oikeudellisten ja eettisten puitteiden mukaista.
ylläpitää toimistotarvikeluetteloa
Inventoida toimistotarvikkeet, kuten varusteet ja paperitarvikkeet, jotta tarvikkeet eivät lopu eikä niitä käytetään väärin.
muuntaa asiakirjoja analogisesta muodosta digitaaliseen
Ladata analogisia asiakirjoja muuntamalla ne digitaaliseen muotoon käyttämällä erikoislaitteistoja ja -ohjelmistoja.
ylläpitää sisäisiä viestintäjärjestelmiä
Ylläpitää tehokkaita sisäisiä viestintäjärjestelmiä työntekijöiden ja osastojen johtajien välillä.
käyttää tietojen tallentamisen ohjelmistoa
Käyttää erikoissovelluksia ja -ohjelmistoja digitaalisten tietojen keräämistä ja säilyttämistä varten.
seurata henkilökunnan poissaoloja
Seurata työntekijöiden lomia, sairauspoissaoloja ja poissaoloja, kirjata ne ja arkistoida tarvittavat asiakirjat ja todistukset.
siivota
Tehdä siivoustoimia, joita ovat esimerkiksi jätteen keräys, imurointi, roskakorien tyhjentäminen ja työtilan yleinen puhdistaminen. Siivouksessa on noudatettava tarvittaessa terveys- ja turvallisuusmääräyksiä.
käyttää kymmensormijärjestelmää
Osata käyttää ja kirjoittaa asiakirjoja, tekstejä ja yleensäkin sisältöjä katsomatta näppäimistöä. Käyttää tekniikoita kirjoittaakseen asiakirjoja tällä tavalla.
litterointitekniikat
Menetelmät, joilla puhuttua kieltä voidaan kirjoittaa nopeasti, kuten pikakirjoitus.
kirjanpitotekniikat
Liiketoiminnan ja rahoitustapahtumien kirjaamis- ja yhteenvetomenetelmät sekä tulosten analysointi, todentaminen ja niistä raportointi.
pitää kirjaa asiakasyhteyksistä
Pitää kirjaa asiakkailta tulleista kysymyksistä, kommenteista ja valituksista sekä tehdyistä toimenpiteistä.
viestiä asiakaspalveluosaston kanssa
Asiakaspalvelun kanssa viestiminen läpinäkyvästi ja hyvässä yhteishengessä; palvelun toiminnan seuraaminen; tosiaikaisen tiedon välittäminen asiakkaille.
asiakirjojen jakomenettelyt
Asiakirjojen liikkumista koskevat sisäiset menettelyt suurissa organisaatioissa.
tarjoilla juomia
Erilaisten alkoholillisten ja alkoholittomien juomien, kuten virvoitusjuomien, mineraalivesien, viinin ja pullotetun oluen, tarjoileminen tiskin yli tai tarjottimen avulla.
varmistaa asiakirjojen asianmukainen hallinta
Sen varmistaminen, että asiakirjojen hallinnalle asetettuja seuranta ja tallennus määräyksiä noudatetaan, esimerkiksi tarkistamalla, että asiakirjoihin tehtyjä muutoksia seurataan ja varmistamalla, että asiakirjat ovat luettavia ja että vanhentuneita asiakirjoja ei enää käytetä.
tehdä myyntilaskuja
Laatia myytyjen tavaroiden tai tarjottujen palvelujen laskun, joka sisältää yksittäiset hinnat, kokonaissumman ja ehdot. Saada puhelimitse, faksilla ja internetin kautta tehtyjen tilausten käsittely päätökseen ja laskea asiakkaan lopullinen lasku.
luonnostella yrityksen sähköpostiviestintää
Luonnostella, koota ja kirjoittaa sähköpostiviestejä, jotka sisältävät asianmukaiset tiedot, sisäiseen tai ulkoiseen viestintään sopivalla kielellä.
käsitellä asiakkaiden tilauksia
Käsitellä asiakkaiden tekemiä tilauksia. Ottaa vastaan asiakkaan tilaus ja määrittää vaatimukset, työprosessi ja aikataulu. Tehdä työ suunnitelman mukaisesti.
käyttää Microsoft Office -ohjelmistoa
Käyttää Microsoft Office -ohjelmiston vakio-ohjelmia. Luoda asiakirja ja tehdä perusmuotoilu, lisätä sivunvaihtoja, luoda ylä- ja alatunnisteita ja lisätä grafiikkaa, luoda automaattisesti muotoiltuja sisällysluetteloja ja yhdistää osoitetietokannasta saadut tiedot kirjepohjiin. Luoda automaattisia laskentataulukoita ja kuvia sekä lajitella ja suodattaa tietotaulukoita.
pitää yllä digitaalista arkistoa
Luoda ja ylläpitää tietokonearkistoja ja -tietokantoja ottamalla huomioon sähköisen tiedontallennusteknologian uusin kehitys.
käyttää henkilökohtaisia organisointiohjelmistoja
Käyttää ohjelmistotyökaluja, kuten kalentereita, tehtäväluetteloja, ajanseurantajärjestelmiä ja yhteystietoluetteloja, apuna henkilökohtaisen tehokkuuden hallinnassa.