arkistoija

Ydintaidot (13)

• noudattaa yleisiä tietosuojaperiaatteita

  Sen varmistaminen, että henkilötietojen tai institutionaalisten tietojen käyttäminen on tietojen saatavuutta koskevien oikeudellisten ja eettisten puitteiden mukaista.

• huolehtia arkistoista ja rekistereistä

  Laitosten, henkilöiden, yritysten, kokoelmien ja suullisen historian arkistojen elinkaaresta huolehtiminen.

• varmistaa tietojen avoimuus

  Varmistaa, että tarvittavat tai pyydetyt tiedot annetaan yleisölle tai niitä pyytäneille tahoille selkeästi ja täydellisesti siten, että tietoja ei nimenomaisesti pyritä salaamaan.

• arkistoida asiakirjoja

  Luoda rekisteröintijärjestelmä, kirjoittaa asiakirjaluettelo ja merkitä asiakirjat jne.

• järjestää yrityksen asiakirjat

  Koota asiakirjoja, jotka ovat peräisin kopiokoneesta, postista tai yritysten päivittäisistä toiminnoista.

• pitää kirjaa tehtävistä

  Järjestää ja luokitella laadittuja raportteja ja kirjeenvaihtoa, jotka liittyvät tehtyyn työhön ja tehtävien edistymiseen.

• käyttää toimistojärjestelmiä

  Hyödyntää asianmukaisesti ja oikea-aikaisesti liiketiloissa käytettäviä toimistojärjestelmiä sen mukaan, onko kyse viestien keräämisestä, asiakkaan tietojen tallentamisesta vai ohjelman aikatauluttamisesta. Tähän kuuluu myös järjestelmien, kuten asiakassuhteiden hallinnan, toimittajahallinnan, säilytys- ja puhepostijärjestelmien, hallinta.

• täyttää lomakkeita

  Täyttää erilaisia lomakkeita oikeilla tiedoilla, hyvällä käsialalla ja oikeassa ajassa.

• tietojen luottamuksellisuus

  Mekanismit ja säännökset, joiden avulla käyttöoikeuksia voidaan valvoa valikoidusti ja taata, että vain valtuutetuilla osapuolilla (ihmisillä, prosesseilla, järjestelmillä ja laitteilla) on pääsy tietoihin ja että tietojen salassapitoa noudatetaan ja vaatimustenvastaisuuden riskejä seurataan.

• digitointi

  Prosessi, jossa kohde muunnetaan analogisesta muodosta digitaaliseen muotoon. Siinä luodaan digitaalinen esitys esineestä tekemättä siihen laadullisia muutoksia.

• suorittaa hallinnollisia tehtäviä

  Hoitaa hallinnollisia tehtäviä, kuten arkistointia, raporttien kirjoittamista ja kirjeenvaihtoa.

• varmistaa asiakirjojen asianmukainen hallinta

  Sen varmistaminen, että asiakirjojen hallinnalle asetettuja seuranta ja tallennus määräyksiä noudatetaan, esimerkiksi tarkistamalla, että asiakirjoihin tehtyjä muutoksia seurataan ja varmistamalla, että asiakirjat ovat luettavia ja että vanhentuneita asiakirjoja ei enää käytetä.

• mahdollistaa tietojen käyttäminen

  Valmistella asiakirjoja arkistointia varten; varmistaa, että tiedot ovat aina helposti saatavilla.