vastaanottoavustaja
Vastaanottoavustajat ovat vastuussa yrityksen vastaanottotilasta. He vastaavat puhelimeen, ottavat vieraat vastaan, välittävät tietoa, vastaavat tiedusteluihin ja opastavat vierailijoita. He ovat ensimmäisenä yhteydessä asiakkaisiin.
Kirjaudu nähdäksesi, miten taitosi vastaavat tätä ammattia.
Aseta tavoiteammatiksiYdintaidot (13)
viestiä asiakkaiden kanssa
Asiakkaille vastaaminen ja heidän kanssaan kommunikoiminen mahdollisimman tehokkaasti ja asianmukaisesti, jotta he voivat saavat pääsyn haluamiinsa tuotteisiin tai palveluihin, tai muuta apua, jota he voivat tarvita.
antaa suullisia ohjeita
Ohjeista kertominen avoimesti. Sen varmistaminen, että viestit ymmärretään oikein ja että niitä noudatetaan asianmukaisesti.
asiakaspalvelu
Asiakkaaseen, palvelun käyttäjään ja henkilökohtaiseen palveluun liittyvät prosessit ja periaatteet. Näihin voivat lukeutua menettelyt, joilla arvioidaan asiakkaan tai palvelun käyttäjän tyytyväisyyttä.
jakaa sisäisiä tiedotteita
Sisäisten tiedotteiden jakaminen käyttäen erilaisia yrityksen käytössä olevia viestintäkanavia.
vastaanottaa vieraat
Toivottaa vieraat tervetulleeksi tiettyyn paikkaan.
ylläpitää lokikirjoja
Ylläpitää tarvittavia lokikirjoja käytännön mukaisesti ja vakiintuneessa muodossa.
huolehtia vastaanottoalueesta
Huolehtia vastaanottoalueen järjestyksestä ja ylläpidosta sekä hygieniasta, jotta tila olisi asianmukaisessa kunnossa saapuvia vieraita ja kävijöitä varten.
välittää viestejä ihmisille
Vastaanottaa, käsitellä ja välittää puheluilla, fakseilla, postilla ja sähköpostilla saapuneita viestejä oikeille ihmisille.
huolehtia ajanvarauksista
Hyväksyä, aikatauluttaa ja peruuttaa ajanvarauksia.
noudattaa organisaation ohjeita
Noudattaa organisaation tai osaston standardeja ja ohjeita. Ymmärtää organisaation ja yhteisten sopimusten perusteet ja toimia niiden mukaisesti.
viestiä puhelimitse
Viestiä puhelimitse soittamalla puheluja ja vastaamalla niihin ajoissa, ammattimaisesti ja kohteliaasti.
käyttää Microsoft Office -ohjelmistoa
Käyttää Microsoft Office -ohjelmiston vakio-ohjelmia. Luoda asiakirja ja tehdä perusmuotoilu, lisätä sivunvaihtoja, luoda ylä- ja alatunnisteita ja lisätä grafiikkaa, luoda automaattisesti muotoiltuja sisällysluetteloja ja yhdistää osoitetietokannasta saadut tiedot kirjepohjiin. Luoda automaattisia laskentataulukoita ja kuvia sekä lajitella ja suodattaa tietotaulukoita.
yrityksen käytännöt
Yrityksen toimintaa sääntelevät säännöt.
Valinnaiset taidot (22)
tarkastaa asiakkaiden taustat
Asiakkaiden henkilötietojen tarkastaminen ja sen varmistaminen, että he eivät ole mustalla listalla eivätkä vakavien rikosten rekisterissä.
käsitellä asiakasvalituksia
Hallita asiakkaiden tekemiä valituksia ja kielteistä palautetta, ratkaista ongelmia ja tarvittaessa normalisoida palvelu nopeasti.
käsitellä varauksia
Tehdä varauksia etukäteen asiakkaan vaatimuksen mukaisesti ja toimittaa kaikki tarvittavat asiakirjat.
arkistoida asiakirjoja
Luoda rekisteröintijärjestelmä, kirjoittaa asiakirjaluettelo ja merkitä asiakirjat jne.
käyttää eri viestintäkanavia
Hyödyntää erilaisia viestintäkanavia, kuten puhumista, käsin kirjoittamista, digitaalista ja puhelinliikennettä, ajatusten tai tietojen kokoamista ja jakamista varten.
käsitellä käteiskassaa
Käsitellä käteiskassaa yrityksen päivittäiseen toimintaan liittyvien pienten kulujen ja liiketoimien hoitamista varten.
avustaa sisäänkirjautumisessa
Auttaa lomailijoita sisäänkirjautumisessa ja näyttää, missä he majoittuvat.
kehittää dokumentaatiota lakisääteisten vaatimusten mukaan
Laatia ammattimaisesti kirjoitettua sisältöä, joka kuvaa tuotteita, hakemuksia, osia, toimintoja tai palveluja oikeudellisten vaatimusten sekä sisäisten tai ulkoisten standardien mukaisesti.
toimistohallinto
Toimistoympäristön hallinnollisiin alueisiin liittyvät muodollisuudet. Toiminnot tai prosessit voivat sisältää rahoitussuunnittelua, kirjanpitoa ja laskutusta sekä organisaation yleisen logistiikan hallinnointia.
käyttää toimistojärjestelmiä
Hyödyntää asianmukaisesti ja oikea-aikaisesti liiketiloissa käytettäviä toimistojärjestelmiä sen mukaan, onko kyse viestien keräämisestä, asiakkaan tietojen tallentamisesta vai ohjelman aikatauluttamisesta. Tähän kuuluu myös järjestelmien, kuten asiakassuhteiden hallinnan, toimittajahallinnan, säilytys- ja puhepostijärjestelmien, hallinta.
käsitellä postia
Käsitellä postia ottaen huomioon tietosuojaan liittyvät kysymykset, terveys- ja turvallisuusvaatimukset ja erityyppisten postilähetysten ominaisuudet.
kirjanpitotekniikat
Liiketoiminnan ja rahoitustapahtumien kirjaamis- ja yhteenvetomenetelmät sekä tulosten analysointi, todentaminen ja niistä raportointi.
huolehtia henkilöstöhallinnon asiakirjoista
Arkistoida ja järjestää henkilöstöhallinnon asiakirjat kattavalla tavalla.
tarkastaa pääsylippuja sisäänkäynnillä
Varmistaa, että kaikilla vierailla on voimassa olevat liput tiettyä esityspaikkaa tai esitystä varten ja ilmoittaa sääntöjenvastaisuuksista.
ylläpitää kirjeenvaihtoarkistoa
Lajitella kirjeenvaihto ja liittää sähköpostiviestit aiemmin tallennettuun tai arkistoituun kirjeenvaihtoon.
käsitellä maksuja
Erilaisten maksujen, kuten käteismaksujen, luottokorttimaksujen tai pankkikorttimaksujen, hyväksyminen. Rahanpalautusten hoitaminen palautusten yhteydessä tai arvoseteleiden tai markkinointivälineiden, kuten bonuskorttien tai jäsenkorttien, antaminen. Turvallisuuden ja henkilötietojen suojan huomioon ottaminen.
järjestää tiloja toimistohenkilökunnalle
Hallinnoida sisäisiä tai ulkoisia konferensseja ja kokouksia koskevia varauksia. Tutkia vaihtoehtoja ja tehdä matka- tai tilavarauksia toimistohenkilöstölle.
vastata asiakkaiden tiedusteluihin
Vastata asiakkaiden kysymyksiin, jotka koskevat reittejä, hintoja ja varauksia, henkilökohtaisesti, postitse, sähköpostitse ja puhelimitse.
rekisteröidä vierailijat
Toivottaa vierailijat tervetulleeksi ja rekisteröidä heidät. Jakaa tarvittavia henkilökortteja tai turvalaitteita.
toimittaa postia
Jakaa asiakkaille kirjepostia, sanomalehtiä, paketteja ja yksityisiä viestejä.
tehdä myyntilaskuja
Laatia myytyjen tavaroiden tai tarjottujen palvelujen laskun, joka sisältää yksittäiset hinnat, kokonaissumman ja ehdot. Saada puhelimitse, faksilla ja internetin kautta tehtyjen tilausten käsittely päätökseen ja laskea asiakkaan lopullinen lasku.
käsitellä tietoja
Syöttää tietoja tiedontallennusjärjestelmään ja tiedonhakujärjestelmään esimerkiksi skannauksen, manuaalisen syöttämisen tai sähköisen tiedonsiirron avulla, jotta voitaisiin käsitellä suuria tietomääriä.