SkillPath
KirjauduLuo tili
Asiantuntijat

tapahtuma-avustaja

Tapahtuma-avustajat toteuttavat ja noudattavat tapahtumatuottajien ja -suunnittelijoiden laatimia suunnitelmia. He järjestävät tapahtuman eri toimintoja, esimerkiksi joko ateriapalveluja, kuljetuksia tai tilat.

Kirjaudu nähdäksesi, miten taitosi vastaavat tätä ammattia.

Aseta tavoiteammatiksi

Ydintaidot (16)

  • johtaa tapahtuman rakenteiden asennusta

    Rakenteiden, kuten lavojen, sähköverkkoon liittämisen, valaistuksen ja projektorien kokoonpanon suunnittelu ja seuranta. Sen varmistaminen, että työntekijät työskentelevät asiakkaan vaatimusten ja turvallisuusmääräysten mukaisesti.

  • neuvotella sopimuksia tapahtumajärjestäjien kanssa

    Sopimusten neuvottelu palveluntarjoajien, kuten hotellien, kongressikeskuksien ja puhujien, kanssa tulevaa tapahtumaa varten.

  • markkinoida tapahtumaa

    Herättää kiinnostusta tapahtumaan markkinointitoimilla, kuten sijoittamalla mainoksia ja jakamalla esitteitä.

  • valita tapahtumatuottajat

    Arvioida ja valita oikeiden palveluiden oikeat toimittajat asiakkaan erityisten vaatimusten mukaisesti.

  • hankkia tapahtuman luvat

    Hankkia kaikki luvat, jotka ovat lain mukaan tarpeen tapahtuman tai näyttelyn järjestämistä varten, esimerkiksi ottamalla yhteyttä palokuntaan tai terveysvirastoon. Varmistaa, että elintarvikkeita voidaan tarjota turvallisesti ja kaikkien oikeudellisten vaatimusten mukaisesti.

  • keskustella tapahtuman henkilökunnan kanssa

    Viestiä valitun tapahtumapaikan henkilöstön jäsenten kanssa ja koordinoida yksityiskohtia.

  • käsitellä annettuja ohjeita

    Käsitellä esimiesten tai johtajien yleensä suullisesti antamia ohjeita tarvittavista toimista. Huomioida ja toteuttaa esitetyt pyynnöt ja esittää niitä koskevia kysymyksiä.

  • tarkastaa tapahtuman laskut

    Tarkastaa tapahtuman laskut ja suorittaa maksut.

  • järjestää tapahtuman osallistujien rekisteröityminen

    Järjestää tapahtuman osallistujien virallinen rekisteröinti.

  • huolehtia työ- tai tapahtumapaikan palveluista ja mukavuuksista

    Varmistaa, että vierailijoille, myyjille, selostajille ja suurelle yleisölle on tarjolla tarvittavat palvelut ja että ne toimivat asianmukaisesti. Huolehtia vastaanotosta, pysäköinnistä, käymälöistä sekä ateria- ja majoituspalveluista.

  • hankkia pitopalveluita

    Ottaa yhteyttä pitopalveluyrityksiin ja vertailla eri palveluntarjoajia sopivimman pitopalveluntarjoajan löytämiseksi tapahtumaa varten. Järjestää ja tehdä sopimus palveluntarjoajan kanssa palvelun tarjoamisesta.

  • mainostaa tapahtumaa

    Suunnitella mainos- ja julkisuuskampanjat tulevia tapahtumia tai näyttelyitä varten; hankkia sponsoreita.

  • noudattaa määräaikoja

    Varmistaa, että operatiiviset prosessit saadaan päätökseen aiemmin sovitussa aikataulussa.

  • valvoa tapahtuman toimintoja

    Valvoa tapahtuman toimintoja ja varmistaa, että asetuksia ja lakeja noudatetaan, huolehtia osallistujien tyytyväisyydestä ja ratkaista mahdolliset ongelmat.

  • järjestää erikoistapahtumia

    Valmistella tarvittavat ateriapalvelut erikoistapahtumiin, kuten konferensseihin, suuriin juhliin tai juhla-aterioihin.

  • pitää yllä tapahtuman kirjanpitoa

    Kirjan pitäminen tulevaan tapahtumaan liittyvistä hallinnollisista asioista, mukaan lukien taloudelliset asiat.

Valinnaiset taidot (22)

  • määritellä asiakasvaatimukset

    Tekniikoiden ja työkalujen, kuten kyselyjen, kyselylomakkeiden, tieto- ja viestintätekniikan sovellusten, käyttäminen järjestelmää, palvelua tai tuotetta koskevien käyttäjävaatimusten hankkimiseen, määrittämiseen, analysoimiseen, dokumentoimiseen ja säilyttämiseen.

  • löytää tavarantoimittajia

    Mahdollisten tavarantoimittajien määrittäminen lisäneuvotteluja varten. Otetaan huomioon muun muassa tuotteen laatu, kestävyys, paikallinen hankinta, kausiluonteisuus ja alueen kattavuus. Arvio siitä, kuinka todennäköistä on saada aikaan hyödyllisiä sopimuksia ja sopimuksia kyseisten toimittajien kanssa.

  • toimia kuljetusyritysten yhteyshenkilönä

    Suhteiden luominen kuljetusyrityksiin edullisten tavaroiden ja karjan kuljetuksia koskevien sopimusten neuvottelemiseksi.

  • olla yhteydessä tapahtuman sponsoreihin

    Kokousten suunnittelu sponsoreiden ja tapahtumanjärjestäjien kanssa tulevista tapahtumista keskustelemiseksi ja niiden seuraamiseksi.

  • ennakoida pitopalvelun tarvetta

    Elintarvikkeiden ja juomien tarpeen, laadun ja määrän ennakointi tapahtuman laajuudesta, tavoitteista, kohderyhmästä ja budjetista riippuen.

  • hallita budjetteja

    Suunnitella ja seurata budjettia ja raportoida siitä sekä laatia tuotantobudjetit.

  • pitää yhteyttä paikallisiin viranomaisiin

    Pitää yhteyttä alueellisiin tai paikallisiin viranomaisiin ja vaihtaa tietoja niiden kanssa.

  • vierailla tavarantoimittajien luona

    Vierailla paikallisten tai kansainvälisten tavarantoimittajien luona, jotta saa täsmällisen kuvan niiden tarjoamista palveluista, ja raportoida havainnoista asiakkaille.

  • tehdä hintatarjouksia

    Ilmoittaa asiakkaalle hinta tutkimusten ja hintatason arvioinnin perusteella.

  • käsitellä varauksia

    Tehdä varauksia etukäteen asiakkaan vaatimuksen mukaisesti ja toimittaa kaikki tarvittavat asiakirjat.

  • tehdä henkilökunnan matkustusjärjestelyt

    Suunnitella kaikki liikematkajärjestelyt, mukaan lukien aikataulujen valmistelu, kuljetusten varaaminen, päivälliset ja majoitus.

  • tarkastaa tapahtuman tilat

    Vierailla tiloissa, joissa tapahtuma järjestetään, ja analysoida ja koordinoida niitä sen arvioimiseksi, täyttävätkö tilat asiakkaan vaatimukset.

  • projektinhallinta

    Projektinhallinnan ala, siihen kuuluvat toimet ja siihen liittyvät muuttujat, kuten aika, resurssit, vaatimukset, määräajat ja odottamattomiin tapahtumiin reagoiminen.

  • olla yhteistyössä mainostoimistojen kanssa

    Pitää yhteyttä mainostoimistoihin ja tehdä yhteistyötä niiden kanssa markkinointisuunnitelman tavoitteiden ja eritelmien välittämiseksi. Kehittää yhteistyössä markkinointisuunnitelman mukainen markkinointi- ja myynninedistämiskampanja.

  • tehdä majoitus-, kuljetus- ja toimintajärjestelyjä

    Tehdä yhteistyötä linja-autoliikenteen harjoittajien sekä liikenne- ja majoituspalvelujen tarjoajien kanssa kuljetusten, majoituksen ja toiminnan aikataulujen toteuttamiseksi.

  • edistää ohjelmavastaavan ajatteluprosessin etenemistä

    Käydä keskustelua aikaisemmista kausista ja hankkeista niiden yhdistämiseksi taiteellisiin suuntauksiin tai tyyleihin jne. Auttaa ohjelmavastaavaa ja ohjaajaa kuvailemaan instituutiota, kauden ohjelmistoa, esityspaikkaa tai projektia koskevaa taiteellista visiota. Auttaa muotoilemaan uudelleen taiteellinen tarkoitus ja välittämään se muille. Tunnistaa vaikutukset ja viittaukset, inspiraation lähteet ja kauden sävy. Ehdottaa viittauksia koreografien, tanssijoiden, kuvataiteilijoiden, elokuvantekijöiden, taiteilijoiden, säveltäjien ja äänisuunnittelijoiden töihin sekä ehdottamaan mahdollisia henkilöstöresursseja.

  • luoda tapahtumakohtaisia ruokalistoja

    Kehittää ruokalistoja erityistapahtumiin, kuten juhlatilaisuuksiin, konferensseihin tai yritysten lounaskokouksiin.

  • viestiä hotellien, bussiyhtiöiden ja ravintoloiden kanssa

    Viestiä hotellihenkilöstön, kuljetusyritysten ja muiden asiaankuuluvien palveluiden kanssa hyvissä ajoin ennen saapumista ja varmistaa, että kaikki on suunniteltu etukäteen.

  • ottaa yhteyttä tapahtumien puhujiin

    Ottaa yhteyttä erilaisiin puhujiin, varata ja kutsua heitä erilaisiin tapahtumiin.

  • järjestää tiloja toimistohenkilökunnalle

    Hallinnoida sisäisiä tai ulkoisia konferensseja ja kokouksia koskevia varauksia. Tutkia vaihtoehtoja ja tehdä matka- tai tilavarauksia toimistohenkilöstölle.

  • keskustella esimiesten kanssa

    Tehdä yhteistyötä muiden osastojen johtajien kanssa tehokkaan palvelun ja viestinnän varmistamiseksi esimerkiksi myynnissä, suunnittelussa, hankintatoimessa, kaupankäynnissä, jakelussa ja teknisissä asioissa.

  • neuvotella ostoehdoista

    Neuvotella sopimusehdoista, joita ovat hinta, määrä, laatu ja toimitusehdot, myyjien ja toimittajien kanssa, jotta varmistettaisiin edullisimmat ostoehdot.