toimistopäällikkö

Ydintaidot (17)

• antaa ohjeita henkilöstölle

  Ohjeiden antaminen henkilöstölle eri viestintätekniikoiden avulla. Viestintätyylin muokkaaminen kohdeyleisön mukaisesti.

• huolehtia paperitavaran riittävyydestä

  Valvoa, analysoida ja toimittaa riittävä määrä vaadittuja paperitarvikkeita, jotta yrityksen toiminta on sujuvaa.

• toimia esimiehenä

  Johtaa tiimissä tai yksin työntekijöitä ja alaisia ja pyrkiä maksimoimaan heidän työsuorituksensa ja panoksensa. Aikatauluttaa työ ja tehtävät, antaa ohjeita, motivoida ja ohjata työntekijöitä ja täyttää yrityksen tavoitteet. Seurata ja mitata, miten työntekijä hoitaa velvollisuutensa ja työtehtävänsä. Yksilöidä parannettavat osa-alueet ja tehdä parannusehdotuksia. Johtaa ryhmää, auttaa sitä saavuttamaan tavoitteet ja ylläpitää toimivia työsuhteita henkilöstön kanssa.

• käyttää eri viestintäkanavia

  Hyödyntää erilaisia viestintäkanavia, kuten puhumista, käsin kirjoittamista, digitaalista ja puhelinliikennettä, ajatusten tai tietojen kokoamista ja jakamista varten.

• hoitaa toimistojärjestelmiä

  Hallinnoida toimistojärjestelmiä, joita tarvitaan toimistotilojen sujuvaan ja päivittäiseen käyttöön, kuten sisäisiä viestintäjärjestelmiä, yrityksen sisäisiä ohjelmistoja ja toimistoverkkoja, ja ylläpitää niiden palvelutasoa.

• käyttää toimistojärjestelmiä

  Hyödyntää asianmukaisesti ja oikea-aikaisesti liiketiloissa käytettäviä toimistojärjestelmiä sen mukaan, onko kyse viestien keräämisestä, asiakkaan tietojen tallentamisesta vai ohjelman aikatauluttamisesta. Tähän kuuluu myös järjestelmien, kuten asiakassuhteiden hallinnan, toimittajahallinnan, säilytys- ja puhepostijärjestelmien, hallinta.

• hoitaa hallintojärjestelmiä

  Varmistaa, että hallintojärjestelmät, -prosessit ja -tietokannat ovat tehokkaita ja hyvin hoidettuja ja että ne antavat hyvän perustan yhteistyölle johdon ja henkilökunnan kanssa.

• kustannusten hallinta

  Yrityksen kustannusten ja tulojen suunnittelun, valvonnan ja mukauttamisen prosessit kustannustehokkuuden ja valmiuksien saavuttamiseksi.

• laatia työhön liittyviä raportteja

  Laatia työhön liittyviä raportteja, joilla tuetaan tehokasta suhteiden hallintaa ja korkeaa dokumentoinnin ja kirjanpidon tasoa. Kirjoittaa ja esitellä tuloksia ja päätelmiä selkeällä ja ymmärrettävällä tavalla niin, että ne ovat yleistajuisia.

• tunnistaa prosessiparannuksia

  Tunnistaa toiminnallisen ja taloudellisen suorituskyvyn mahdolliset kehittämiskohteet tuottavuuden, tehokkuuden ja laadun lisäämiseksi sekä menettelyjen yksinkertaistamiseksi.

• luoda jatkuvan parantamisen mahdollistava työilmapiiri

  Soveltaa johtamiskäytäntöjä, kuten jatkuvaa parantamista ja esihuoltoa. Kiinnittää huomiota ongelmanratkaisuun ja ryhmätyöperiaatteisiin. Kannustaa ryhmiä tunnistamaan mahdollisuuksia ja ohjata tulosten parantamista.

• suorittaa hallinnollisia tehtäviä

  Hoitaa hallinnollisia tehtäviä, kuten arkistointia, raporttien kirjoittamista ja kirjeenvaihtoa.

• huolehtia toimistolaitetarpeista

  Tarkkailla ja analysoida toimistolaitteita ja toimittaa toimisto- ja liiketiloissa sujuviin toimintoihin tarvittavat laitteet. Valmistella laitteet, kuten tietoliikennelaitteet, tietokoneet, faksit ja kopiokoneet.

• toimisto-ohjelmistot

  Toimistotöihin, kuten tekstinkäsittelyyn, taulukkolaskentaan, esitysten tekoon, sähköpostinhallintaan ja tietokantojen ylläpitoon tarkoitettujen ohjelmistojen ominaisuudet ja toiminta.

• analysoida henkilöstökapasiteettia

  Arvioida ja kartoittaa puutteita henkilöstön määrässä, pätevyydessä ja suorituskyvyssä sekä ylijäämää.

• videoneuvotteluväline

  Ohjelmistot, joita käytetään mahdollistamaan ihmisten väliset virtuaaliset kokoukset internetin kautta reaaliaikaisen monisuuntaisen video- ja äänisuoratoiston avulla.

• noudattaa yrityksen hallintotapaa

  Soveltaa tiettyjä periaatteita ja mekanismeja, joiden avulla organisaatiota hallinnoidaan ja ohjataan, määrittää tietojen käsittelyä, valvontaa ja päätöksentekoa koskevat menettelyt, jakaa oikeuksia ja vastuualueita osastoille ja henkilöille, asettaa yrityksen tavoitteet sekä seurata ja arvioida toimia ja tuloksia.