SkillPath
KirjauduLuo tili
Johtajat

arkistosihteeri

Arkistosihteerit varmistavat, että heidän organisaationsa toiminnan ja päivittäisten toimintojen edellyttämät asiakirjat rekisteröidään, luokitellaan ja arkistoidaan asianmukaisesti ja asetetaan eri palvelujen – pyynnöstä myös kansalaisten – saataville. He valvovat sisäisten menettelyjen toteuttamista ja edistävät hyviä asiakirjahallinnon käytäntöjä organisaatiossa. Lisäksi he kouluttavat muita työntekijöitä asiakirjahallinnon menettelyissä. He voivat myös käyttää sähköisiä asiakirjajärjestelmiä, dokumenttien hallintajärjestelmiä ja arkistonhallintajärjestelmiä sekä avustaa niihin liittyvien teknisten vaatimusten määrittelyssä.

Kirjaudu nähdäksesi, miten taitosi vastaavat tätä ammattia.

Aseta tavoiteammatiksi

Ydintaidot (34)

  • työskennellä kansainvälisissä ympäristöissä

    Eteneminen uralla kansainväliselle tasolle, mikä usein edellyttää kykyä toimia vuorovaikutuksessa, suhteuttaa ja viestiä eri kulttuureista peräisin olevien ihmisten kanssa.

  • noudattaa yleisiä tietosuojaperiaatteita

    Sen varmistaminen, että henkilötietojen tai institutionaalisten tietojen käyttäminen on tietojen saatavuutta koskevien oikeudellisten ja eettisten puitteiden mukaista.

  • sisäinen riskinhallintamenetelmä

    Sisäiset riskinhallintamenetelmät, joilla tunnistetaan, arvioidaan ja priorisoidaan tietotekniikkaympäristössä esiintyviä riskejä. Menetelmät, joilla minimoidaan, seurataan ja valvotaan liiketoiminnan tavoitteiden saavuttamiseen vaikuttavia tuhoisien tapahtumien mahdollisuutta ja vaikutuksia.

  • informaatioarkkitehtuuri

    Menetelmät, joiden avulla tiedot tuotetaan, jäsennetään, säilytetään, ylläpidetään, linkitetään, vaihdetaan ja käytetään.

  • seurata oman alan uusinta kehitystä

    Uusien tutkimusten, määräysten ja muiden merkittävien muutosten, työmarkkinoihin liittyvien tai muiden asioiden seuraaminen omalla erikoistumisen alalla.

  • immateriaalioikeus

    Henkisen omaisuuden piiriin kuuluvia tuotteita lainvastaisilta loukkauksilta suojaavia oikeuksia sääntelevät määräykset.

  • hallinnon politiikan täytäntöönpano

    Menettelyt, jotka liittyvät hallituksen politiikan soveltamiseen kaikilla julkishallinnon tasoilla.

  • kehittää organisaatiokäytäntöjä

    Kehittää ja valvoa sellaisten politiikkojen täytäntöönpanoa, joiden tarkoituksena on dokumentoida ja täsmentää organisaation strategiseen suunnitteluun liittyviä toimia.

  • dokumentaatiotyypit

    Tuotteen elinkaareen ja sen erityisiin sisältötyyppeihin mukautettujen sisäisten ja ulkoisten asiakirjatyyppien ominaisuudet.

  • käyttää tietojen tallentamisen ohjelmistoa

    Käyttää erikoissovelluksia ja -ohjelmistoja digitaalisten tietojen keräämistä ja säilyttämistä varten.

  • kehittää luokittelujärjestelmiä

    Järjestää arkistoja tai liiketoimintatietoja; kehittää luokittelujärjestelmiä, jotka helpottavat pääsyä kaikkiin tietoihin.

  • analysoida liiketoimintaprosesseja

    Tutkia työprosessien vaikutusta liiketoiminnan tavoitteisiin sekä seurata niiden tehokkuutta ja tuottavuutta.

  • perustaa dokumentointiin perustuva valvontajärjestelmä

    Perustaa asiakirjojen valvontajärjestelmä ja ylläpitää sitä.

  • soveltaa tietoturvakäytäntöjä

    Toteuttaa tietoturvaperiaatteita, -menetelmiä ja -asetuksia luottamuksellisuuden sekä tiedon eheyden ja käytettävyyden periaatteiden mukaisesti.

  • tiedon luokitus

    Tietojen luokitusta eri luokkiin ja niiden suhteiden esittämistä koskeva prosessi selkeästi määritettyjä tarkoituksia varten.

  • hallita sisällön metadataa

    Käyttää sisällönhallintamenetelmiä ja -käytäntöjä metatietojen, kuten tiedon luontipäivän, määrittämiseksi ja käyttämiseksi sisällön, kuten asiakirjojen, videoiden, äänitteiden, hakemusten ja kuvien, kuvailemiseen, järjestelemiseen ja arkistoimiseen.

  • liiketoimintaprosessin mallinnus

    Työkalut, menetelmät ja merkinnät, kuten Business Process Model and Notation (BPMN) ja Business Process Execution Language (BPEL), joilla kuvataan ja analysoidaan liiketoimintaprosessin ominaisuuksia ja mallinnetaan sen jatkokehitystä.

  • tietosuoja

    Tietosuojaa koskevat periaatteet, eettiset kysymykset, määräykset ja protokollat.

  • tietojen luottamuksellisuus

    Mekanismit ja säännökset, joiden avulla käyttöoikeuksia voidaan valvoa valikoidusti ja taata, että vain valtuutetuilla osapuolilla (ihmisillä, prosesseilla, järjestelmillä ja laitteilla) on pääsy tietoihin ja että tietojen salassapitoa noudatetaan ja vaatimustenvastaisuuden riskejä seurataan.

  • hallita tiedonkeruujärjestelmiä

    Kehittää ja hallita menetelmiä ja strategioita, joilla maksimoidaan tietojen laatu ja tilastollinen tehokkuus tietojen keruussa, ja varmistaa, että kerätyt tiedot optimoidaan jatkokäsittelyä varten.

  • digitointi

    Prosessi, jossa kohde muunnetaan analogisesta muodosta digitaaliseen muotoon. Siinä luodaan digitaalinen esitys esineestä tekemättä siihen laadullisia muutoksia.

  • tietokannan hallintajärjestelmät

    Tietokantojen luomiseen, päivittämiseen ja hallintaan liittyvät välineet, kuten Oracle, MySQL ja Microsoft SQL Server.

  • asiakirjojen jakomenettelyt

    Asiakirjojen liikkumista koskevat sisäiset menettelyt suurissa organisaatioissa.

  • järjestää tietoa

    Tietojen järjestäminen tiettyjen sääntöjen mukaisesti. Tietojen luettelointi ja luokittelu tiedon ominaisuuksien mukaisesti.

  • varmistaa asiakirjojen asianmukainen hallinta

    Sen varmistaminen, että asiakirjojen hallinnalle asetettuja seuranta ja tallennus määräyksiä noudatetaan, esimerkiksi tarkistamalla, että asiakirjoihin tehtyjä muutoksia seurataan ja varmistamalla, että asiakirjat ovat luettavia ja että vanhentuneita asiakirjoja ei enää käytetä.

  • hoitaa arkistoa

    Valvoa muita sen varmistamiseksi, että asiakirjat, tiedostot ja esineet merkitään, tallennetaan ja säilytetään arkistostandardien ja -määräysten mukaisesti.

  • ICT-infrastruktuuri

    Järjestelmä, verkko, laitteisto- ja ohjelmistosovellukset ja komponentit sekä laitteet ja prosessit, joita käytetään tieto- ja viestintätekniikan palvelujen kehittämiseksi, testaamiseksi, toimittamiseksi, seuraamiseksi, valvomiseksi tai tukemiseksi.

  • soveltaa organisaatiotekniikoita

    Soveltaa joukkoa organisaatiotekniikoita ja menettelyjä, joilla helpotetaan asetettujen tavoitteiden saavuttamista, kuten henkilöstön aikataulujen yksityiskohtaista suunnittelua. Käyttää näitä resursseja tehokkaasti ja kestävästi ja osoittaa tarvittaessa joustavuutta.

  • valvoa tiedostojen hallintaa

    Valvoa organisaation sähköisiä tallenteita niiden elinkaaren ajan.

  • kouluttaa työntekijöitä

    Johtaa ja ohjata työntekijöitä prosessissa, jossa heille opetetaan tulevassa työssä tarvittavia taitoja. Organisoida toimia, joiden tavoitteena on esitellä työtä ja järjestelmiä tai parantaa yksilöiden ja ryhmien toimintaa organisaatioissa.

  • ICT-asiakirjahallinto

    Asiakirjojen jäljitys, hallinnointi ja tallennus järjestelmällisesti ja organisoidusti sekä versioiden dokumentointi, joita tietyt käyttäjät ovat luoneet ja joita ne ovat muuttaneet (historian seuranta).

  • asiakirjojen saatavuutta koskevat säädökset

    Asiakirjojen saamista kansalaisten tutustuttaviksi koskevat periaatteet ja sovellettava sääntelykehys, kuten asetus (EY) N:o 1049/2001 tai kansallisella tasolla sovellettavat säännökset.

  • mahdollistaa tietojen käyttäminen

    Valmistella asiakirjoja arkistointia varten; varmistaa, että tiedot ovat aina helposti saatavilla.

  • pitää yllä digitaalista arkistoa

    Luoda ja ylläpitää tietokonearkistoja ja -tietokantoja ottamalla huomioon sähköisen tiedontallennusteknologian uusin kehitys.

Valinnaiset taidot (26)

  • ehdottaa ICT-ratkaisuja liiketoimintaongelmiin

    Ehdotus siitä, miten liiketoimintakysymyksiä voitaisiin ratkaista tieto- ja viestintätekniikan avulla, jotta liiketoimintaprosessit paranisivat.

  • kehittää tietohallinnon standardeja

    Sellaisten normien tai vaatimusten kehittäminen, joilla vahvistetaan yhdenmukaiset tekniset kriteerit, menetelmät, prosessit ja käytännöt ammattikokemukseen perustuvassa tiedonhallinnassa.

  • varmistaa lakisääteisten vaatimusten noudattaminen

    Sellaisten sovittujen ja soveltuvien standardien ja lakisääteisten vaatimusten noudattamisen varmistaminen, joita organisaation on noudatettava saavuttaakseen tavoitteensa. Näitä voivat olla eritelmät, toimintalinjat, standardit tai lainsäädäntö.

  • Adobe Illustrator

    Tietokoneohjelma Adobe Illustrator CC on graafinen tieto- ja viestintätekninen työkalu, jonka avulla voidaan digitaalisesti muokata ja koostaa grafiikkaa sekä 2D-rasterin että 2D-vektorigrafiikan tuottamiseksi. Sen on kehittänyt ohjelmistoyritys Adobe.

  • analysoida tietoja

    Kerätä tietoja ja tilastoja, jotta voidaan testata ja arvioida väitteitä ja ennustettuja malleja ja tuottaa hyödyllistä tietoa päätöksentekoa varten.

  • muuntaa asiakirjoja analogisesta muodosta digitaaliseen

    Ladata analogisia asiakirjoja muuntamalla ne digitaaliseen muotoon käyttämällä erikoislaitteistoja ja -ohjelmistoja.

  • varmistaa tietojen avoimuus

    Varmistaa, että tarvittavat tai pyydetyt tiedot annetaan yleisölle tai niitä pyytäneille tahoille selkeästi ja täydellisesti siten, että tietoja ei nimenomaisesti pyritä salaamaan.

  • Microsoft Access

    Tietokoneohjelma Access on ohjelmistoyritys IBM:n kehittämä tietokantojen luomiseen, päivittämiseen ja hallintaan tarkoitettu työkalu.

  • arkistoida asiakirjoja

    Luoda rekisteröintijärjestelmä, kirjoittaa asiakirjaluettelo ja merkitä asiakirjat jne.

  • ICT-tietoturvastandardit

    Parhaat käytännöt ja ohjeet tieto- ja viestintäteknisten järjestelmien ja tietojen suojaamiseksi. Standardit, kuten ISO 27000 -sarja, tarjoavat puitteet tehokkaalle turvallisuusvalvonnalle, mukaan lukien pääsynvalvonta, riskinarviointi ja vaaratilanteiden hallinta, sekä organisaation vaatimustenmukaisuuden varmistamiselle.

  • olla vuorovaikutuksessa sidosryhmien kanssa

    Edistää viestintää organisaatioiden ja kiinnostuneiden kolmansien osapuolten, kuten toimittajien, jakelijoiden, osakkeenomistajien ja muiden sidosryhmien, välillä ja tiedottaa niille organisaatiosta ja sen tavoitteista.

  • tehdä kustannus-hyötyanalyysien raportteja

    Laatia, koota ja toimittaa raportteja, joissa esitetään ehdotuksen kustannusanalyysi ja yrityksen budjettisuunnitelmat. Analysoida hankkeen tai investoinnin taloudellisia tai sosiaalisia kustannuksia ja hyötyjä etukäteen tietyn ajanjakson kuluessa.

  • laatia tarjouspyyntöasiakirjat

    Laatia tarjouspyyntöasiakirjat, joissa määritellään hylkäämis-, valinta- ja myöntämisperusteet ja täsmennetään menettelyn hallinnolliset vaatimukset, perustellaan sopimuksen arvioitu arvo ja määritetään ehdot, joiden perusteella tarjoukset on määrä toimittaa, arvioida ja myöntää, organisaation toimintaperiaatteiden sekä EU:n ja kansallisten säädösten mukaisesti.

  • käyttää relaatiotietokannan hallintajärjestelmää

    Poimia, tallentaa ja tarkastaa tietoa käyttäen relaatiotietokantamallia, jossa tiedot järjestetään taulukoihin, riveihin ja sarakkeisiin. Tällaisia ovat esimerkiksi Oracle-tietokanta, Microsoft SQL Server ja MySQL.

  • käyttää koneoppimista

    Käyttää sellaisia tekniikoita ja algoritmeja, joilla kone voi oppia datan perusteella ja tehdä sen pohjalta ennusteita, joita voidaan käyttää ohjelmistojen optimointiin, sovellusten mukauttamiseen, kuvioiden tunnistamiseen, suodattamiseen, hakukoneissa ja tietokonenäössä.

  • seurata lainsäädännön muutoksia

    Seurata sääntöihin, politiikkoihin ja lainsäädäntöön tehtäviä muutoksia ja selvittää, miten ne mahdollisesti vaikuttavat organisaatioon, olemassa oleviin toimintoihin tai yksittäiseen tapaukseen tai tilanteeseen.

  • arvioida tarjous

    Varmistaa, että tarjoukset arvioidaan objektiivisesti ja lainsäädännön mukaisesti sekä suhteessa tarjouspyynnössä määriteltyihin hylkäämis-, valinta- ja myöntämisperusteisiin. Tähän sisältyy kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen määrittäminen.

  • ICT-projektinhallinta

    Tieto- ja viestintätekniikan hankkeiden suunnittelua, toteutusta, uudelleentarkastelua ja seurantaa koskevat menetelmät, kuten tieto- ja viestintätekniikan tuotteiden ja palvelujen kehittäminen, integrointi, muuttaminen ja myynti, sekä hankkeet, jotka liittyvät teknisiin innovaatioihin tieto- ja viestintätekniikan alalla.

  • hankintalainsäädäntö

    Kansallisen ja EU:n tason hankintalainsäädäntö sekä tähän läheisesti liittyvät lainsäädännön alat ja niiden vaikutukset julkisiin hankintoihin.

  • tietojen tallennus

    Fyysiset ja tekniset käsitteet siitä, miten digitaalisen tiedon tallentaminen järjestetään tietyissä järjestelmissä sekä paikallisesti, kuten kiintolevy- ja hakumuistit (RAM), että etänä, verkon, internetin tai pilvipalvelun kautta.

  • arvioida tietojen luotettavuutta

    Sellaisten menettelyjen ja tekniikoiden käyttöönotto, joiden avulla voidaan määrittää tietojen luotettavuustaso riskien vähentämistä ja parempaa päätöksentekoa varten.

  • organisaatiorakenne

    Organisaation eri osastojen, niiden henkilöstön sekä henkilöstön roolien ja vastuiden rakenne.

  • huoltaa tietokonelaitteistoja

    Diagnosoida ja havaita laitteistokomponenttien ja -järjestelmien toimintahäiriöt ja poistaa, korvata tai korjata tällaiset komponentit tarvittaessa. Tehdä ennalta ehkäiseviä kunnossapitotoimia, kuten säilyttää laitteistokomponentteja puhtaassa, pölyttömässä ja kuivassa tilassa.

  • tekoälyperiaatteet

    Tekoälyyn perustuvat teoriat, sovelletut periaatteet, arkkitehtuurit ja järjestelmät, kuten koneoppiminen, MAS-järjestelmät, asiantuntijajärjestelmät, sääntöpohjainen tekoäly, neuraaliverkot, ontologiat ja kognitiiviset teoriat.

  • julkisoikeus

    Oikeudenala, joka sääntelee yksityishenkilöiden ja hallituksen välisiä suhteita sekä niitä yksilöiden välisiä suhteita, jotka koskevat suoraan yhteiskuntaa.

  • arvioida historiallisia asiakirjoja

    Selvittää historiallisten asiakirjojen ja arkistomateriaalien aitous ja arvioida niitä.