hallintoassistentti

Ydintaidot (20)

• päivittää perustamisasiakirjoja ja osakasluetteloa

  Yrityksen sellaisten lakisääteisten rekisterien päivittäminen, joissa on merkityksellistä tietoa johtajista ja sihteereistä, johtajan eduista sekä osakkeenomistajien rekisteri.

• tehdä yritystutkimusta

  Sellaisten tietojen hakeminen ja kerääminen, jotka ovat merkityksellisiä yritysten kehityksen kannalta eri aloilla (lakiasiat, kirjanpito, rahoitus, kaupalliset asiat).

• käyttää taulukkolaskentaohjelmistoja

  Taulukkotietojen luominen ja muokkaaminen ohjelmistojen avulla matemaattisten laskelmien tekemistä varten, tietojen järjestelemiseksi sekä tietoihin perustuvien kuvaajien luomiseksi ja hakemiseksi.

• jakaa sisäisiä tiedotteita

  Sisäisten tiedotteiden jakaminen käyttäen erilaisia yrityksen käytössä olevia viestintäkanavia.

• arkistoida asiakirjoja

  Luoda rekisteröintijärjestelmä, kirjoittaa asiakirjaluettelo ja merkitä asiakirjat jne.

• järjestää yrityksen asiakirjat

  Koota asiakirjoja, jotka ovat peräisin kopiokoneesta, postista tai yritysten päivittäisistä toiminnoista.

• pitää kirjaa tehtävistä

  Järjestää ja luokitella laadittuja raportteja ja kirjeenvaihtoa, jotka liittyvät tehtyyn työhön ja tehtävien edistymiseen.

• antaa yleistietoja yrityksestä

  Selvittää epäselviä kysymyksiä ja vastata kysymyksiin ja tiedusteluihin, jotka koskevat laitoksen tai yrityksen yleisiä tietoja, kuten sääntöjä, määräyksiä ja menettelyjä. Antaa tietoja työntekijöille ja suurelle yleisölle.

• käyttää toimistojärjestelmiä

  Hyödyntää asianmukaisesti ja oikea-aikaisesti liiketiloissa käytettäviä toimistojärjestelmiä sen mukaan, onko kyse viestien keräämisestä, asiakkaan tietojen tallentamisesta vai ohjelman aikatauluttamisesta. Tähän kuuluu myös järjestelmien, kuten asiakassuhteiden hallinnan, toimittajahallinnan, säilytys- ja puhepostijärjestelmien, hallinta.

• käsitellä postia

  Käsitellä postia ottaen huomioon tietosuojaan liittyvät kysymykset, terveys- ja turvallisuusvaatimukset ja erityyppisten postilähetysten ominaisuudet.

• tehdä toimiston rutiinitöitä

  Ohjelmoida, valmistella ja toteuttaa toimia, jotka on suoritettava päivittäin toimistoissa, kuten postiin liittyvät toiminnot, tavaran vastaanotto, johdon pitäminen tilanteen tasalla ja toiminnan sujuvuuden varmistaminen.

• välittää viestejä ihmisille

  Vastaanottaa, käsitellä ja välittää puheluilla, fakseilla, postilla ja sähköpostilla saapuneita viestejä oikeille ihmisille.

• täyttää lomakkeita

  Täyttää erilaisia lomakkeita oikeilla tiedoilla, hyvällä käsialalla ja oikeassa ajassa.

• käsitellä sähköisiä asiakirjoja

  Eri tiedostomuotojen ja tietojen käsittely nimeämällä, julkaisemalla, muuttamalla ja jakamalla tiedostoja ja dokumentteja, sekä tiedostojen muuntaminen.

• varmistaa asiakirjojen asianmukainen hallinta

  Sen varmistaminen, että asiakirjojen hallinnalle asetettuja seuranta ja tallennus määräyksiä noudatetaan, esimerkiksi tarkistamalla, että asiakirjoihin tehtyjä muutoksia seurataan ja varmistamalla, että asiakirjat ovat luettavia ja että vanhentuneita asiakirjoja ei enää käytetä.

• järjestää tiloja toimistohenkilökunnalle

  Hallinnoida sisäisiä tai ulkoisia konferensseja ja kokouksia koskevia varauksia. Tutkia vaihtoehtoja ja tehdä matka- tai tilavarauksia toimistohenkilöstölle.

• laatia aikataulu

  Laatia aikataulu, johon sisältyvät menettelyt, tapaamiset ja työajat.

• luonnostella yrityksen sähköpostiviestintää

  Luonnostella, koota ja kirjoittaa sähköpostiviestejä, jotka sisältävät asianmukaiset tiedot, sisäiseen tai ulkoiseen viestintään sopivalla kielellä.

• käyttää Microsoft Office -ohjelmistoa

  Käyttää Microsoft Office -ohjelmiston vakio-ohjelmia. Luoda asiakirja ja tehdä perusmuotoilu, lisätä sivunvaihtoja, luoda ylä- ja alatunnisteita ja lisätä grafiikkaa, luoda automaattisesti muotoiltuja sisällysluetteloja ja yhdistää osoitetietokannasta saadut tiedot kirjepohjiin. Luoda automaattisia laskentataulukoita ja kuvia sekä lajitella ja suodattaa tietotaulukoita.

• yrityksen käytännöt

  Yrityksen toimintaa sääntelevät säännöt.