hanketoimistoassistentti

Ydintaidot (23)

• varmistaa lakisääteisten vaatimusten noudattaminen

  Sellaisten sovittujen ja soveltuvien standardien ja lakisääteisten vaatimusten noudattamisen varmistaminen, joita organisaation on noudatettava saavuttaakseen tavoitteensa. Näitä voivat olla eritelmät, toimintalinjat, standardit tai lainsäädäntö.

• tehdä riskianalyysi

  Projektin onnistumista tai organisaation toimintaa uhkaavien tekijöiden analysointi ja arviointi. Sellaisten menettelyjen toteutus, jotka ehkäisevät tai minimoivat näiden tekijöiden vaikutusta.

• toteuttaa hankkeisiin liittyviä toimintoja

  Toteuttaa hankkeisiin liittyviä toimintoja hankkeen työsuunnitelman ja aikataulun perusteella. Avustaa hankesuunnitelmien laatimisessa ja toteuttamisessa.

• hallita projektitietoja

  Tarkkojen ja asiaankuuluvien tietojen antaminen kaikille hankkeessa mukana oleville osapuolille ajoissa.

• projektinhallinnan periaatteet

  Projektinhallinnan eri osatekijät ja vaiheet.

• tehdä kustannus-hyötyanalyysien raportteja

  Laatia, koota ja toimittaa raportteja, joissa esitetään ehdotuksen kustannusanalyysi ja yrityksen budjettisuunnitelmat. Analysoida hankkeen tai investoinnin taloudellisia tai sosiaalisia kustannuksia ja hyötyjä etukäteen tietyn ajanjakson kuluessa.

• dokumentoida projektin etenemistä

  Kirjata hankkeen suunnittelu ja kehittäminen, työvaiheet, tarvittavat resurssit ja lopulliset tulokset toteutuneiden ja käynnissä olevien hankkeiden esittämiseksi ja seuraamiseksi.

• käyttää ICT-lippujärjestelmää

  Hyödyntää erityisjärjestelmää, jolla seurataan organisaation ongelmien rekisteröintiä, käsittelyä ja ratkaisua laatimalla kustakin ongelmasta lippu, rekisteröimällä asianomaisilta henkilöiltä saadut tiedot, seuraamalla muutoksia ja esittämällä lipun tila siihen asti, kunnes asia saadaan päätökseen.

• ylläpitää hankkeen keskustietokantaa

  Tallentaa hankkeen tiedostot ja asiakirjat keskustietokantaan, joka on hankepäällikön ja kaikkien hankeryhmien käytettävissä. Käyttää saatavilla olevia verkkotyökaluja ja tarkoitukseen sopivia ohjelmistoja.

• hoitaa hallintojärjestelmiä

  Varmistaa, että hallintojärjestelmät, -prosessit ja -tietokannat ovat tehokkaita ja hyvin hoidettuja ja että ne antavat hyvän perustan yhteistyölle johdon ja henkilökunnan kanssa.

• projektinhallinnan PM²-menetelmä

  Euroopan komission laatima ja hyväksymä avoin projektinhallintamenetelmä, jota käyttävät useimmat EU:n toimielimet sekä julkiset ja yksityiset organisaatiot ja elimet EU:n jäsenvaltioissa. Menetelmän tavoitteena on, että hankepäälliköt saavat aikaan ratkaisuja ja hyötyjä organisaatioilleen hankkeen työn tehokkaan hallinnan kautta. PM²-menetelmä sisältää osia monenlaisista maailmanlaajuisesti hyväksytyistä projektinhallinnan hyvistä käytännöistä, joita on kuvailtu standardeissa ja menetelmissä, sekä pääosin EU:n toimielimistä peräisin olevasta toimintakokemuksesta.

• esitellä uusia työntekijöitä

  Antaa uusille työntekijöille esittelykierros yrityksessä, esitellä heidät työtovereilleen, selittää heille yrityskulttuuria, rutiineja ja työmenetelmiä ja auttaa heitä asettumaan työpisteeseen.

• valvoa projektissa käytettyjen menetelmien vaatimustenmukaisuutta

  Arvioida projektin toteuttamisen aikana (alkamisesta päättymiseen) toteutetut toiminnot, joilla varmistetaan, että sovittuja menetelmiä noudatetaan. Vaatimustenmukaisuudella varmistetaan, että projektit toteutetaan tehokkaasti ja määriteltyjen rajoitusten puitteissa. Tätä voidaan tukea käyttämällä vakiintuneita laadunvarmistuksen tarkistuslistoja, jotka on mukautettu tietyn organisaation käyttöön.

• järjestää hankekokouksia

  Järjestää hankekokouksia, kuten hankkeen aloituskokous ja hankkeen tarkastelukokous. Suunnitella kokouksen esityslista, valmistella kokouspuhelut, käydä läpi mahdolliset logistiset tarpeet ja valmistella kokousta varten tarvittavat asiakirjat tai monisteet. Varmistaa hankeryhmän, hankkeen asiakkaan ja muiden olennaisten sidosryhmien osallistuminen. Laatia ja jakaa kokouspöytäkirjat.

• laadunvarmistuksen menetelmät

  Laadunvarmistusperiaatteet ja vakiovaatimukset sekä tuotteiden ja prosessien laadun mittaamiseen, valvontaan ja varmistamiseen käytettävät menetelmät ja toiminnot.

• projektin konfiguraationhallinta

  Prosessi projektin keskeisten dokumenttien ja suoritteiden tehokasta hallintaa varten. Projektin konfiguraationhallinta varmistaa, että projektin tilaajalle toimitetaan oikeat versiot. Sen avulla hankepäälliköt voivat määrittää projektin dokumenttien viimeisimmän tilan ja koota kaikki lähteet, asiakirjat ja muut tiedot projektia varten, estää luvattomat muutokset, taata dokumenttien jäljitettävyyden ja palauttaa ne aiempiin versioihin. Projektin konfiguraationhallintaan sisältyvät projektin konfiguraationimikkeiden sekä niiden määritteiden ja tilakoodien määrittäminen, perustasojen laatiminen, tehtävien ja vastuualueiden määrittely konfiguraationimikkeiden luvallisia muutoksia varten sekä projektin tietovaraston ylläpito ja hallinta.

• toimisto-ohjelmistot

  Toimistotöihin, kuten tekstinkäsittelyyn, taulukkolaskentaan, esitysten tekoon, sähköpostinhallintaan ja tietokantojen ylläpitoon tarkoitettujen ohjelmistojen ominaisuudet ja toiminta.

• laatia vuosikertomus

  Viimeistellä hankkeen tilinpäätös. Laatia toteutunut talousarvio, verrata sitä suunniteltuun talousarvioon ja tehdä lopulliset päätelmät.

• arvioida työn kesto

  Laatia tarkkoja laskelmia ajasta, joka tarvitaan tulevien teknisten tehtävien suorittamiseen menneiden ja nykyisten tietojen ja huomioiden perusteella, tai suunnitella yksittäisten tehtävien arvioitu kesto tietyssä hankkeessa.

• kouluttaa työntekijöitä

  Johtaa ja ohjata työntekijöitä prosessissa, jossa heille opetetaan tulevassa työssä tarvittavia taitoja. Organisoida toimia, joiden tavoitteena on esitellä työtä ja järjestelmiä tai parantaa yksilöiden ja ryhmien toimintaa organisaatioissa.

• keskustella esimiesten kanssa

  Tehdä yhteistyötä muiden osastojen johtajien kanssa tehokkaan palvelun ja viestinnän varmistamiseksi esimerkiksi myynnissä, suunnittelussa, hankintatoimessa, kaupankäynnissä, jakelussa ja teknisissä asioissa.

• laatia hankkeen dokumentaatiota

  Valmistella hankkeen dokumentaatiota, kuten hanke- ja työsuunnitelmia, hankkeen käsikirjoja, edistymisraportteja, suoritteita ja sidosryhmämatriiseja.

• noudattaa yrityksen vaatimustasoa

  Johtaa ja ohjata toimintaa organisaation käytännesääntöjen mukaisesti.