johdon assistentti

Ydintaidot (25)

• kirjoittaa tekstejä asiasanojen perusteella

  Sähköpostiviestien, kirjeiden ja muiden kirjallisten asiakirjojen laatiminen sisällön tiivistävien avainsanojen tai avainkäsitteiden perusteella. Sopivan muodon ja kielen valinta asiakirjan tyypin mukaan.

• tehdä yritystutkimusta

  Sellaisten tietojen hakeminen ja kerääminen, jotka ovat merkityksellisiä yritysten kehityksen kannalta eri aloilla (lakiasiat, kirjanpito, rahoitus, kaupalliset asiat).

• käyttää taulukkolaskentaohjelmistoja

  Taulukkotietojen luominen ja muokkaaminen ohjelmistojen avulla matemaattisten laskelmien tekemistä varten, tietojen järjestelemiseksi sekä tietoihin perustuvien kuvaajien luomiseksi ja hakemiseksi.

• koordinoida tapahtumia

  Tapahtumien koordinointi budjetin, logistiikan, tapahtumatuen, turvallisuuden, hätäsuunnitelmien ja seurantatoimenpiteiden suunnittelun avulla.

• tehdä henkilökunnan matkustusjärjestelyt

  Suunnitella kaikki liikematkajärjestelyt, mukaan lukien aikataulujen valmistelu, kuljetusten varaaminen, päivälliset ja majoitus.

• käyttää eri viestintäkanavia

  Hyödyntää erilaisia viestintäkanavia, kuten puhumista, käsin kirjoittamista, digitaalista ja puhelinliikennettä, ajatusten tai tietojen kokoamista ja jakamista varten.

• käsitellä annettuja ohjeita

  Käsitellä esimiesten tai johtajien yleensä suullisesti antamia ohjeita tarvittavista toimista. Huomioida ja toteuttaa esitetyt pyynnöt ja esittää niitä koskevia kysymyksiä.

• hoitaa toimistojärjestelmiä

  Hallinnoida toimistojärjestelmiä, joita tarvitaan toimistotilojen sujuvaan ja päivittäiseen käyttöön, kuten sisäisiä viestintäjärjestelmiä, yrityksen sisäisiä ohjelmistoja ja toimistoverkkoja, ja ylläpitää niiden palvelutasoa.

• käyttää toimistojärjestelmiä

  Hyödyntää asianmukaisesti ja oikea-aikaisesti liiketiloissa käytettäviä toimistojärjestelmiä sen mukaan, onko kyse viestien keräämisestä, asiakkaan tietojen tallentamisesta vai ohjelman aikatauluttamisesta. Tähän kuuluu myös järjestelmien, kuten asiakassuhteiden hallinnan, toimittajahallinnan, säilytys- ja puhepostijärjestelmien, hallinta.

• ylläpitää kalenteria

  Aikatauluttaa ja vahvistaa tapaamisia toimiston työväelle, erityisesti esimiehille ja johdon työntekijöille, ulkoisten tahojen kanssa.

• käyttää tekstinkäsittelyohjelmistoja

  Käyttää tietokoneohjelmistoja kirjallisen materiaalin laatimista, muokkaamista, muotoilua ja tulostamista varten.

• välittää viestejä ihmisille

  Vastaanottaa, käsitellä ja välittää puheluilla, fakseilla, postilla ja sähköpostilla saapuneita viestejä oikeille ihmisille.

• soveltaa tietoturvakäytäntöjä

  Toteuttaa tietoturvaperiaatteita, -menetelmiä ja -asetuksia luottamuksellisuuden sekä tiedon eheyden ja käytettävyyden periaatteiden mukaisesti.

• noudattaa luottamuksellisuutta

  Noudattaa tietojen luottamuksellisuutta koskevia sääntöjä.

• järjestää kokouksia

  Järjestää ja aikatauluttaa ammatillisia tapaamisia tai neuvotteluita asiakkaille tai esimiehille.

• suorittaa hallinnollisia tehtäviä

  Hoitaa hallinnollisia tehtäviä, kuten arkistointia, raporttien kirjoittamista ja kirjeenvaihtoa.

• yritysviestintä

  Viestintä työpaikan sisällä ja ulkopuolisille tahoille organisaation tavoitteiden saavuttamiseksi.

• laatia aikataulu

  Laatia aikataulu, johon sisältyvät menettelyt, tapaamiset ja työajat.

• tiedottaa aikatauluista asianosaisille

  Toimittaa aikataulutiedot asianosaisille. Esittää aikataulu asianomaisille henkilöille ja ilmoittaa heille mahdollisista aikataulumuutoksista. Hyväksyä aikataulut ja varmistaa, että kaikki ovat ymmärtäneet heille lähetetyt tiedot.

• kehittää liikekumppanuuksia

  Luoda myönteinen, pitkäaikainen suhde organisaatioiden ja asianomaisten kolmansien osapuolten, kuten tavarantoimittajien, jakelijoiden, osakkeenomistajien ja muiden sidosryhmien välille, jotta niille voidaan antaa tietoa organisaatiosta ja sen tavoitteista.

• ylläpitää osakkeenomistajarekisteriä

  Pitää osakasrekisteriä ja seurata yhtiön osakeomistuksen kehittymistä koskevia muutoksia.

• rakentaa luottamusta

  Ilmaista aikeensa ja käytöksensä johdonmukaisesti ja avoimesti, edistää vastavuoroisuutta ja luoda pohja luottavaiselle ja luotettavalle yhteydelle ihmisten ja tiimien välillä.

• luonnostella yrityksen sähköpostiviestintää

  Luonnostella, koota ja kirjoittaa sähköpostiviestejä, jotka sisältävät asianmukaiset tiedot, sisäiseen tai ulkoiseen viestintään sopivalla kielellä.

• keskustella esimiesten kanssa

  Tehdä yhteistyötä muiden osastojen johtajien kanssa tehokkaan palvelun ja viestinnän varmistamiseksi esimerkiksi myynnissä, suunnittelussa, hankintatoimessa, kaupankäynnissä, jakelussa ja teknisissä asioissa.

• yrityksen käytännöt

  Yrityksen toimintaa sääntelevät säännöt.