SkillPath
KirjauduLuo tili

opetustoimen hallinnollinen sihteeri

Opetustoimen hallinnolliset sihteerit järjestävät ja hallinnoivat oppilaitoksen hallintoa, tukijärjestelmiä ja (opiskelija)toimintaa. He tekevät erilaisia hallinnollisia, sihteeri-, talous- ja muita tukitehtäviä mahdollistaen oppilaitoksen tehokkaan ja taloudellisesti kannattavan toiminnan. He voivat avustaa opiskelijavalinnoissa, alumnisuhteissa, rahoituksen järjestämisessä, yliopiston johtokuntatyössä, muissa toimikunnissa ja laadunvarmistuksessa.

Kirjaudu nähdäksesi, miten taitosi vastaavat tätä ammattia.

Aseta tavoiteammatiksi

Ydintaidot (12)

  • jäljittää rahaliikennettä

    Yrityksissä tai pankeissa tehtyjen rahoitustransaktioiden havainnointi, seuraaminen ja analysointi. Transaktion pätevyyden määrittäminen ja epäilyttävien tai suuririskisten transaktioiden tarkistaminen liikkeenjohdollisten virheiden välttämiseksi.

  • asiakaspalvelu

    Asiakkaaseen, palvelun käyttäjään ja henkilökohtaiseen palveluun liittyvät prosessit ja periaatteet. Näihin voivat lukeutua menettelyt, joilla arvioidaan asiakkaan tai palvelun käyttäjän tyytyväisyyttä.

  • hallita budjetteja

    Suunnitella ja seurata budjettia ja raportoida siitä sekä laatia tuotantobudjetit.

  • huolehtia koulun budjetista

    Tehdä kustannusarvioita ja suunnitella talousarvioita oppilaitoksessa tai koulussa. Valvoa koulun budjettia sekä kuluja ja kustannuksia. Raportoida talousarviosta.

  • pitää kirjaa rahansiirroista

    Koota kaikki yrityksen päivittäiseen liiketoimintaan kuuluvat rahansiirrot ja kirjata ne asiaankuuluville tileille.

  • talousarviota koskevat periaatteet

    Liiketoiminnan ennusteita koskevan arvioinnin ja suunnittelun periaatteet, talousarvioiden ja raporttien säännöllinen laadinta.

  • johtaa oppilaitoksen hallintoa

    Hoitaa monenlaisia koulun, yliopiston tai muun oppilaitoksen toimintoja, kuten päivittäisiä hallinnollisia toimia.

  • toimisto-ohjelmistot

    Toimistotöihin, kuten tekstinkäsittelyyn, taulukkolaskentaan, esitysten tekoon, sähköpostinhallintaan ja tietokantojen ylläpitoon tarkoitettujen ohjelmistojen ominaisuudet ja toiminta.

  • viestiä puhelimitse

    Viestiä puhelimitse soittamalla puheluja ja vastaamalla niihin ajoissa, ammattimaisesti ja kohteliaasti.

  • sähköinen viestintä

    Digitaalisin keinoin, kuten tietokoneilla, puhelimitse tai sähköpostitse, tapahtuva tiedonsiirto.

  • oppilaitoksen hallinto

    Sellaisiin hallintoalueisiin liittyvät prosessit, jotka koskevat oppilaitosta, sen johtajaa, työntekijöitä ja opiskelijoita.

  • käsitellä taloustapahtumia

    Hallinnoida valuuttoja, valuutanvaihtotapahtumia, talletuksia sekä yrityksen ja maksusetelien maksuja. Valmistella ja hallinnoida vierailijatilejä ja ottaa vastaan käteis-, luottokortti- ja pankkikorttimaksuja.

Valinnaiset taidot (20)

  • tehdä yhteistyötä kasvatusalan ammattilaisten kanssa

    Viestintä opettajien tai muiden koulutuksessa työskentelevien ammattilaisten kanssa, jotta voidaan tunnistaa koulutusjärjestelmien tarpeet ja parannusta kaipaavat alat ja luoda yhteistyösuhde.

  • antaa tietoa oppilaitoksen palveluista

    Tiedon antaminen opiskelijoille ja heidän vanhemmilleen koulun tai yliopiston koulutus- ja tukipalveluista, kuten uraohjauspalveluista tai tarjotuista kursseista.

  • tehdä yhteistyötä opiskelijan tukiverkoston kanssa

    Yhteydenpito useiden osapuolten, kuten opiskelijan opettajien ja perheen, kanssa opiskelijan käyttäytymisestä ja akateemisesta suorituskyvystä keskustelemiseksi.

  • ylläpitää sisäisiä viestintäjärjestelmiä

    Ylläpitää tehokkaita sisäisiä viestintäjärjestelmiä työntekijöiden ja osastojen johtajien välillä.

  • käyttää eri viestintäkanavia

    Hyödyntää erilaisia viestintäkanavia, kuten puhumista, käsin kirjoittamista, digitaalista ja puhelinliikennettä, ajatusten tai tietojen kokoamista ja jakamista varten.

  • taloushallinto

    Rahoituksen ala, joka koskee käytännön prosessianalyysia ja työkaluja rahoitusvarojen nimeämiseksi. Siinä käsitellään yritysten rakennetta, sijoituslähteitä ja yritysten arvonnousua, joka johtuu johdon päätöksenteosta.

  • arvioida budjetteja

    Lukea budjetteja, analysoida tietylle ajalle suunniteltuja menoja ja tuloja ja arvioida, vastaavatko ne yrityksen tai organisaation yleisiä suunnitelmia.

  • hoitaa toimistojärjestelmiä

    Hallinnoida toimistojärjestelmiä, joita tarvitaan toimistotilojen sujuvaan ja päivittäiseen käyttöön, kuten sisäisiä viestintäjärjestelmiä, yrityksen sisäisiä ohjelmistoja ja toimistoverkkoja, ja ylläpitää niiden palvelutasoa.

  • käyttää toimistojärjestelmiä

    Hyödyntää asianmukaisesti ja oikea-aikaisesti liiketiloissa käytettäviä toimistojärjestelmiä sen mukaan, onko kyse viestien keräämisestä, asiakkaan tietojen tallentamisesta vai ohjelman aikatauluttamisesta. Tähän kuuluu myös järjestelmien, kuten asiakassuhteiden hallinnan, toimittajahallinnan, säilytys- ja puhepostijärjestelmien, hallinta.

  • peruskoulun ala-asteen käytännöt

    Koulun alemman perusasteen sisäiset työskentelykäytännöt, kuten asiaankuuluvan tukiopetuksen ja johtamisen rakenne, toimintalinjat ja määräykset.

  • käsitellä postia

    Käsitellä postia ottaen huomioon tietosuojaan liittyvät kysymykset, terveys- ja turvallisuusvaatimukset ja erityyppisten postilähetysten ominaisuudet.

  • kirjanpitotekniikat

    Liiketoiminnan ja rahoitustapahtumien kirjaamis- ja yhteenvetomenetelmät sekä tulosten analysointi, todentaminen ja niistä raportointi.

  • huolehtia sopimusten hallinnoinnista

    Pitää sopimukset ajan tasalla ja järjestää luokitusjärjestelmän mukaisesti myöhempää käyttöä varten.

  • suorittaa hallinnollisia tehtäviä

    Hoitaa hallinnollisia tehtäviä, kuten arkistointia, raporttien kirjoittamista ja kirjeenvaihtoa.

  • antaa tietoa opiskelun rahoittamisesta

    Antaa vanhemmille ja opiskelijoille tietoa lukukausimaksuista, opintolainoista ja taloudellisista tukipalveluista.

  • ylemmän perusasteen ja keskiasteen oppilaitosten käytännöt

    Ylemmän perusasteen ja keskiasteen oppilaitosten sisäiset toimintatavat, kuten opetuksen tuki ja hallinta, käytännöt ja säädökset.

  • toimittaa postia

    Jakaa asiakkaille kirjepostia, sanomalehtiä, paketteja ja yksityisiä viestejä.

  • kirjanpito

    Rahoitustoimintaa koskevien tietojen dokumentointi ja käsittely.

  • päiväkodin käytännöt

    Päiväkodin sisäiset käytännöt, kuten koulutustuen ja -hallinnan rakenne, toimintalinjat ja määräykset.

  • opintotukiohjelmat

    Valtion, yksityisten organisaatioiden tai oppilaitosten opiskelijoilleen tarjoamat erilaiset taloudelliset tukipalvelut, kuten veroetuudet, lainat ja avustukset.